به گزارش خبرنگارخبرگزاری «حوزه»، تصمیم‌گیری کارا و مؤثر به‌ویژه در دنیای متحول امروزی نیازمند این است که مدیران سازمان‌ها اطلاعات مناسب، کامل و صحیحی از جامعه هدف خود داشته باشند. مرکز خدمات به‌عنوان یک سازمان خدمات محور با جامعه هدف بسیار گسترده، از این قاعده مستثنا نیست و مدیران این مرکز به اطلاعات کاملی از جامعه هدف خود نیاز دارند. با توجه به‌ضرورت امر اطلاع‌رسانی به جامعه هدف و اهمیت جمع‌آوری آمار و اطلاعات جامع از طلاب و روحانیان با حجت الاسلام رضایی مشاور و جانشین مدیرکل فناوری و مدیریت اطلاعات مخاطبین، گفت و گویی داشتیم تا با اهمیت موضوع پذیرش و دغدغه‌های این اداره آشنا شویم.

به‌روزرسانی اطلاعات پذیرشی طلاب و روحانیان چه اهمیتی در تحقق اهداف و مأموریت‌های مرکز خدمات دارد.
در آغاز به فرمایشی از مقام معظم رهبری دام‌ظله العالی اشاره می‌کنم که فرمودند «همه توجه داشته باشند که پایه برنامه‌ریزی‌های کشور آمار است.»
مبنای تمامی خدماتی که به طلاب و روحانیان محترم و خانواده آنان ارائه می‌شود، اطلاعاتی است که آن عزیزان از طریق سامانه سخا، در اختیار مرکز خدمات حوزه‌های علمیه قرار می‌دهند و ما در اداره پذیرش و مدیریت اطلاعات، با توجه به نیازهای اطلاعاتی سایر معاونت‌ها، داده‌ها را صحت سنجی و بررسی کرده و پس از تأیید نهایی، در اختیار آنان قرار می‌دهیم و سایر بخش‌های این مرکز نیز طبق قوانین و مقررات داخلی خود و بر اساس اطلاعاتی که از طریق اداره پذیرش در اختیارشان قرار گرفته، فعالیت می‌کنند.
در واقع استمرار خدمات مرکز به طلاب، منوط به به‌روزرسانی اطلاعات آنان از طریق سامانه سخا است؛ به‌طوری‌که اگر پرونده پذیرشی خدمت گیرندگان عزیز به‌روز نشود، بخش اعظمی از خدمات، به حالت تعلیق در می‌آید. حتی بیمه تأمین اجتماعی که مهم‌ترین موضوع معیشتی طلاب محسوب می‌گردد، درصورتی‌که پرونده پذیرشی بیش از شش ماه غیرفعال باشد، قطع می‌شود و این مسئله می‌تواند به خسارات جبران‌ناپذیری منجر شود.
در سال‌های اخیر رویکرد مدیران مرکز به سمت هدفمندی خدمات تغییر کرده است و این تغییر مبنایی با هدف تشویق بیشتر طلابی است که ممحض در امور طلبگی بوده و نقش مؤثری در جامعه دارند. لذا برای افرادی که برای تکمیل اطلاعات شناسنامه‌ای و جانبی خود و افراد تبعی، از قبیل تخصص‌ها، مهارت‌ها و علاقه‌مندی‌ها اهتمام داشته باشند، می‌تواند در آینده مفید واقع شود. در واقع روال ارائه خدمات مرکز به طلاب و افراد تبعی، منوط به دارا بودن پرونده پذیرشی فعال است به‌طوری‌که اطلاعات موردنیاز برای دریافت هر خدمت را به‌صورت جامع و کامل در سیستم ثبت کرده باشد.

اداره پذیرش و مدیریت اطلاعات مخاطبین چه وظیفه‌ای را بر عهده دارد؟
وظیفه اداره پذیرش و مدیریت اطلاعات مخاطبین، آماده کردن بستر مناسب به‌منظور تشکیل پرونده برای طلاب جدیدالورود، نظارت بر تکمیل و به‌روزرسانی اطلاعات مخاطبین و نیز صحت‌سنجی و تأیید اطلاعات جامعه هدف است.
اداره پذیرش و مدیریت اطلاعات به لحاظ ساختار اداری زیر نظر اداره کل فناوری و مدیریت اطلاعات مخاطبین فعالیت می‌کند، فعالیت‌های ما به دو دسته ستادی و اجرایی تقسیم‌بندی شده است. امور مربوط به سیاست‌گذاری‌ها و تصمیم‌گیری‌های کلان پذیرشی، در کارگروه‌های تخصصی مطرح و تصمیم‌گیری می‌شود و کارشناسان پذیرش در استان‌ها مسائل مربوط به درخواست‌های روزمره طلاب را انجام می‌دهند.

طلاب و روحانیان چه زمانی برای تکمیل اطلاعات خود باید به سامانه سخا مراجعه کنند و معمولاً چه اطلاعاتی از آنها درخواست می‌شود؟
طلاب و روحانیان محترم باید برای تشکیل پرونده و یا در زمانی که تمدید و اعتبار پرونده پذیرشی آنان به اتمام می‌رسد به سامانه اینترنتی مرکز خدمات مراجعه کنند.
به لطف فراهم شدن بستر اینترنتی مناسب، طلاب محترم می‌توانند در هر ساعتی از شبانه‌روز به سایت مراجعه و وضعیت پرونده و خدمات دریافتی خود را، مشاهده و اطلاعات خود را تکمیل کنند. با وجود این، تکمیل اطلاعات و به‌روزرسانی پرونده‌های پذیرشی دو مرتبه در سال الزامی است. مرحله اول 45 روز قبل از اتمام تاریخ اعتبار پرونده پذیرشی است که البته در این 45 روز سه پیامک به فاصله هر دو هفته یک‌بار برای اطلاع رسانی به طلاب ارسال می‌شود. مرتبه دوم نیز شش ماه پس از تمدید پرونده است.
در سامانه سخا اطلاعات هویتی (اطلاعات مربوط به فوت، حیات، ازدواج و طلاق)، معیشتی(وضعیت شغل و درآمد)، ارتباطی(تلفن و آدرس)، مهارت‌ها و تخصص‌ها و مسائل دیگر باید پاسخ داده شود.
به‌روزرسانی و تکمیل نواقص اطلاعاتی به‌ویژه موارد الزام شده در سامانه و اشتغال به تحصیل و یا دارا بودن یکی از شئون روحانیت اعم از تبلیغ، پژوهش، تألیف و یا تدریس، دو شرط لازم برای تمدید پرونده پذیرشی است. البته برای ثبت این شئون بارگذاری یک مدرک معتبر از یکی از مراجع تأییدکننده حوزوی ضروری است.

چه زمانی کد خدمات به طلبه اختصاص پیدا می‌کند؟
زمانی که طلاب محترم در آزمون ورودی حوزه‌های علمیه پذیرفته شوند و در یکی از مدارس علمیه شروع به تحصیل کرده و دوره تثبیت و اختبار را سپری کنند و به تعبیری طلبه بودن آنها در حوزه تثبیت شود، می‌توانند به سامانه سخا مراجعه کرده و در قسمت "تشکیل پرونده طلاب جدیدالورود" با وارد کردن "کدملی" و "شماره پرونده تحصیلی" ، برای تشکیل پرونده اقدام کنند.

نحوه مراجعه طلاب به سامانه سخا چگونه است؟
ورود به سامانه سخا از طریق "شماره پرونده پذیرشی مرکز خدمات" و " رمز عبور" صورت می‌گیرد. درصورتی‌که طلبه‌ای نام کاربری و یا رمز عبور خود را فراموش کرده باشد، می‌تواند از طریق گزینه "نام کاربری و کلمه عبور را ندارم/فراموش کرده‌ام" وارد شود و با وارد کردن کد ملی و شماره تلفن همراهی که قبلاً به مرکز اعلام کرده‌اند رمز عبور خود را دریافت کنند.
اطلاعاتی است که شاید طلبه‌ها فکر کنند که زیاد ضروری نباشد، مانند شماره تلفن همراه. لطفاً درباره ضرورت اطلاع‌رسانی کامل این تغییرات بیشتر توضیح دهید.
قطعاً مهم‌ترین راه ارتباطی ما با جامعه هدفمان در حال حاضر تلفن همراه است، گرچه الآن به سمتی می‌رویم که بتوانیم با شبکه‌های مجازی داخلی مانند «بله و سروش» هم ارتباط پیدا کنیم اما در حال حاضر تنها راه ارتباطی ما تلفن همراه است و برخی اطلاع‌رسانی‌های ضروری هم از طریق پیامک اطلاع‌رسانی می‌شود و نیاز است که شماره تلفن همراه به‌روز باشد. اگر مخاطبین عزیز ما تغییرات شماره تلفن خود را اطلاع‌رسانی نکنند قطعاً مشکلاتی پیش خواهد آمد. چنانچه گاهی مشاهده شده است که یک طلبه محترم شماره تلفنی را به مرکز اعلام کرده و سپس آن را فروخته است اما به مرکز اطلاع رسانی نکرده است و یا یک شماره تلفن برای چند نفر ثبت شده است و پیامکی که مربوط به فردی است به فردی دیگر که مرتبط با او نیست ارسال می‌شود و گاهی مشکلاتی هم ایجاد می‌شود.

غیر از سامانه سخا آیا می‌توان از طریق دیگری اطلاعات را به‌روز کرد؟
اپلیکیشن همراه خدمات برای ارتباط با طلاب راه‌اندازی شده است و این عزیزان می‌توانند از این طریق برخی اطلاعات خود را به‌روز کنند. این اپلیکیشن روز به روز در حال تکمیل شدن است؛ هم‌اکنون یک سری اطلاعات پذیرشی مانند عکس و مشخصات هویتی را می‌توان از این طریق هم به‌روزرسانی نمود.

خانواده روحانیان مرحوم هم باید اطلاعات خود را به‌روز کنند، اکثراً توانایی انجام این کار را ندارند، آیا برای این افراد ‌فکری شده است؟
اگر افرادی به علت نداشتن امکانات یا به هر دلیل دیگری نتوانستند وارد سامانه شوند به‌صورت حضوری به مرکز مراجعه می‌کنند. گاهی نیز همکاران ما به منزل آنها مراجعه کرده و اطلاعاتشان را دریافت می‌کنند و پرونده آن‌ها به‌روزرسانی می‌شود.

در پایان اگر مطلبی باقی مانده است بفرمایید.
اطلاع‌رسانی به طلبه‌ها از طرف مرکز خدمات به این سمت می‌رود که از طریق سامانه سخا و مانند آن باشد؛ شاید در آینده به خاطر برخی محدودیت‌ها امکان ارسال پیامک وجود نداشته باشد لذا تأکید ما این است که حتماً ماهیانه یا چند ماه یک‌بار به سامانه اینترنتی سخا مراجعه کنند و اطلاعات خود را مشاهده و وضعیت تمدید پرونده خود را بررسی کنند و در کل ارتباط بیشتری با این سامانه داشته باشند.
سامانه خدمات اینترنتی مرکز (سخا) به نحوی طراحی شده است که کلیه امور طلاب از طریق آن انجام می‌شود و نیازی به حضور مستقیم در مرکز نیست، به‌طوری‌که امور مربوط به پرداخت اقساط و بدهی‌های مربوط به مرکز، رزرو هتل، درخواست وام و غیره قابل انجام است. علاوه بر این، طلاب و خانواده‌های ایشان در سراسر کشور می‌توانند در صورت وجود هرگونه سؤال و یا ابهامی، با شماره تلفن 31200-025 تماس گرفته و مسائل خود را با کارشناسان مربوط مطرح و پاسخ خود را دریافت کنند.
مسئله مهم دیگر این است که طلاب عزیز سعی کنند مدارک خود را به‌صورت واقعی ارسال کنند یعنی به دلیل نداشتن فرصت و دیگر مسائل از ارائه اطلاعات ناقص و یا غیرواقعی پرهیز کنند و از درج اطلاعات مورد نیاز دریغ نکنند. زیرا اگر اطلاعات ناقص مانده و تکمیل نشود ممکن است تبعاتی برای آن‌ها داشته باشد. مثلاً ممکن است روزی خدماتی به ممتازان یا المپیادهای علمی ارائه شود ولی به دلیل ناقص بودن اطلاعات این خدمات به آنها ارائه نشود.
تمامی اطلاعاتی که از فرد خواسته می‌شود مهم است و برای هدف مشخص و با برنامه‌ریزی قبلی انجام می‌شود و درصورتی‌که طلاب اطلاعات موردنظر ما را تکمیل نکنند ممکن است در آینده خدمت خاصی را دریافت نکنند.
امیدوارم که طلبه‌ها ارتباط خود را با سامانه سخا بیشتر کنند چون هم به نفع خودشان و هم به نفع مجموعه است.
نکته مهم دیگر این است که عزیزان دقت کنند رمز ورود به سامانه سخا مربوط به خود آنها است پس لازم است آن را در اختیار افراد دیگر قرار ندهند و گاهی هم رمز خود را تغییر بدهند. چون گاهی ممکن است از افراد دیگر برای تکمیل اطلاعات کمک گرفته و رمز در اختیار آنها گذاشته شود و مواردی هم داشتیم که به دلیل کم دقتی فرد مشکلاتی پیش آمده است. لذا بسیار مهم است که رمز حتماً در اختیار خود افراد باشد و هر از گاهی برای تغییر دوره‌ای آن اقدام نمایند.

انتهای پیام/313/3